Un mismo almuerzo de trabajo no se pide igual en Santiago, Bogotá, Ciudad de México, Lima, Quito y San Salvador. Cambia el comprobante y cambia el verbo: rendir, legalizar, comprobar o liquidar. Si el manual interno usa una sola palabra para todo, el aprobador del otro país duda.
PideTuFactura pide el dato fiscal con el nombre de la autoridad del país de la empresa. Esta guía fija el vocabulario para que el equipo hable claro. El producto, visto desde el expediente, está en rendición de gastos.
Tres ideas que no se deben mezclar
- El expediente: rendición, legalización, comprobación o liquidación. Es el paquete de comprobantes y el contexto.
- La devolución: reembolso. Es el dinero que vuelve a quien pagó con su bolsillo. En Perú también se dice reintegro.
- El fondo fijo: caja menor en Colombia y caja chica en Chile, México, Perú, Ecuador y El Salvador.
Un reembolso casi siempre necesita expediente. Un expediente no siempre es un reembolso: puede cerrar una caja o un anticipo.
País por país
- Expediente
- Rendición de gastos
- Fondo menor
- Caja chica
- Documento que manda
- Boleta o factura electrónica
- Código
- Folio DTE
- Expediente
- Legalización
- Fondo menor
- Caja menor
- Documento que manda
- Factura, cuenta de cobro o documento soporte
- Código
- CUFE
- Expediente
- Comprobación
- Fondo menor
- Caja chica
- Documento que manda
- CFDI
- Código
- UUID
- Expediente
- Rendición
- Fondo menor
- Caja chica
- Documento que manda
- Factura, boleta de venta o recibo por honorarios
- Código
- Serie y número
- Expediente
- Liquidación o rendición
- Fondo menor
- Caja chica
- Documento que manda
- Factura, nota de venta o liquidación de compra
- Código
- Clave de acceso
- Expediente
- Liquidación
- Fondo menor
- Caja chica
- Documento que manda
- DTE, ticket o recibo
- Código
- Código de generación
Cada fila tiene su página: Chile, Colombia, México, Perú, Ecuador y El Salvador.
Anticipo no es caja
En Chile se habla de fondos por rendir. En Perú, de entregas a rendir. Es dinero que la empresa entrega antes de gastar. La caja chica o la caja menor también es dinero de la empresa, pero queda como fondo fijo para lo menor y se repone. El reembolso va al revés: primero paga la persona.
El viático es otra pieza. Cubre alimentación, alojamiento o traslado de un viaje. Puede ser un monto diario o un gasto contra comprobante. Si tu política pide boleta o factura, ese papel entra al mismo expediente del viaje.
Qué hace la cuenta con eso
Al crear la empresa eliges el país. El formulario pide RUT, NIT, RFC o RUC, y el código del comprobante con su nombre local. Los topes de categoría quedan en la moneda de ese país: peso chileno, peso colombiano, peso mexicano, dólar o sol. El informe que se envía a aprobar junta varios gastos. En la operación de Chile o Perú lo llamarás rendición; en Colombia, legalización; en México, comprobación; en Ecuador o El Salvador, liquidación.