Asignar
La empresa define el fondo y quién lo cuida. El tope de cada categoría vive en la política, no en un PDF suelto.
Producto Fondo fijo · Reposición · Gastos menores
Caja menor y caja chica
La caja no es un reembolso. Es dinero de la empresa, quieto en un fondo, que se usa para lo menor y se repone cuando los comprobantes cierran el periodo.
Gastar
Cada salida queda con proveedor, monto, fecha y comprobante. La foto acompaña al dato.
Rendir
Al cierre, esos gastos forman un informe distinto del viaje y distinto del reembolso personal.
Reponer
Con el informe aprobado, tesorería repone el fondo. Sin comprobantes, la caja no vuelve a su monto.
Caja menor y caja chica nombran el mismo control: un fondo fijo para gastos pequeños, urgentes o de operación diaria. No alcanza para esconder un viaje completo ni para pagar a un colaborador que adelantó dinero propio. Eso último es reembolso.
Cómo se dice
- Nombre del fondo
- Caja menor
- Cómo se cierra
- Se legaliza
- Nombre del fondo
- Caja chica
- Cómo se cierra
- Se rinde
- Nombre del fondo
- Caja chica
- Cómo se cierra
- Se comprueba
- Nombre del fondo
- Caja chica
- Cómo se cierra
- Se rinde
- Nombre del fondo
- Caja chica
- Cómo se cierra
- Se liquida o se rinde
- Nombre del fondo
- Caja chica
- Cómo se cierra
- Se liquida
En Colombia, caja menor es el término que entiende finanzas, sobre todo si el equipo viene del lenguaje del sector público o de un manual contable local. Decir caja chica en Bogotá no es incomprensible, pero no es la palabra de la casa. Al revés, pedir una caja menor en Santiago suena a traducción.
Qué no es la caja
- No es un anticipo de viaje. En Chile eso se acerca a un fondo por rendir. En Perú, a una entrega a rendir.
- No es viático. El viático cubre alimentación, alojamiento o traslado de un viaje, fijo o contra comprobante, según la política.
- No es reembolso. En el reembolso el dinero salió del bolsillo de la persona.
La diferencia completa está en la guía rendición, reembolso y caja menor. Para Perú, la caja chica frente a la entrega a rendir está en caja chica y entregas a rendir.
Preguntas frecuentes
¿Por qué la página se llama caja menor si en mi país se dice caja chica?
Porque caja menor es el término que un equipo colombiano busca, y caja chica es el que buscan en Chile, México, Perú, Ecuador y El Salvador. El control es el mismo y aquí están los dos nombres.
¿La caja se mezcla con los gastos del viaje?
Conviene que no. El viaje suele terminar en reembolso o en cierre de un anticipo. La caja se repone contra su propio informe, para que el fondo siga cuadrando.
¿Qué comprobante acepta la caja?
El que la política de la empresa permita y el que el país use: boleta, factura, cuenta de cobro, CFDI, DTE, nota de venta o recibo. El formulario muestra los tipos del país elegido.
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