Cargar
Concepto, proveedor, categoría, monto, nota y la foto o el PDF del comprobante.
Producto Rendir · Legalizar · Comprobar · Liquidar
Rendición de gastos, con el verbo de cada país
La rendición es el paquete que viaja a quien aprueba: comprobantes, motivo y total. El verbo cambia con la frontera. El trabajo no.
Avisar
Duplicado por número e identificación del proveedor, o por el mismo proveedor, monto y fecha cercana. También si el gasto pasa el tope.
Informar
El viaje, el mes o la caja se arma en un informe y se envía a revisión.
Aprobar
Quien aprueba ve el total, las alertas y el comprobante. Si falta algo, lo devuelve con una nota.
Una rendición de gastos documenta lo que ya se pagó en nombre de la empresa. No es el pago en sí. Puede cerrar un viaje, un mes, una caja o un anticipo. Si la persona puso dinero de su bolsillo, después de aprobar el expediente viene el reembolso.
El mismo expediente, cuatro verbos
- Cómo pide el equipo el expediente
- Rendición de gastos
- Fondo menor
- Caja chica
- Devolución
- Reembolso
- Cómo pide el equipo el expediente
- Legalización de gastos
- Fondo menor
- Caja menor
- Devolución
- Reembolso
- Cómo pide el equipo el expediente
- Comprobación de gastos
- Fondo menor
- Caja chica
- Devolución
- Reembolso
- Cómo pide el equipo el expediente
- Rendición de gastos
- Fondo menor
- Caja chica
- Devolución
- Reembolso o reintegro
- Cómo pide el equipo el expediente
- Liquidación o rendición
- Fondo menor
- Caja chica
- Devolución
- Reembolso
- Cómo pide el equipo el expediente
- Liquidación de gastos
- Fondo menor
- Caja chica
- Devolución
- Reembolso
Las páginas de cada país bajan al documento: Chile, Colombia, México, Perú, Ecuador y El Salvador.
Qué revisa la cuenta, de verdad
Al guardar, el gasto queda observado si el número de documento y la identificación del proveedor ya existen, si el mismo proveedor repite monto en una fecha cercana, si el monto pasa el tope de la categoría, o si falta la foto cuando la política la pide. Si faltan el tipo de documento, la identificación o el número, aparece la marca Fiscal incompleto.
El formulario pide además el código con el nombre de la autoridad: folio DTE, CUFE, UUID del CFDI, código de generación, clave de acceso o serie y número. Ese campo viaja con el gasto para quien aprueba. La cuenta no consulta en línea al SII, a la DIAN, al SAT, al SRI, a SUNAT ni al Ministerio de Hacienda.
Si el dinero lo adelantó el colaborador, el siguiente concepto es el reembolso. Si el dinero ya era de la empresa y vive en un fondo fijo, mira caja menor y caja chica.
Preguntas frecuentes
¿Legalizar en Colombia es distinto de rendir en Chile?
El nombre es el del país. En los dos casos el colaborador junta comprobantes, explica el gasto y alguien lo aprueba. En Colombia se dice legalizar y el fondo menor se llama caja menor. En Chile se rinde y el fondo se llama caja chica.
¿La rendición incluye el reembolso?
La rendición justifica. El reembolso paga de vuelta. Puedes rendir una caja chica sin reembolsar a nadie, porque el dinero ya era de la empresa.
¿Hace falta un informe por cada gasto?
No. Varios gastos de un viaje o de un mes entran en un solo informe. Quien aprueba ve el total y abre el comprobante que necesite.
Sigue por aquí
Arma el primer informe con tu equipo.
Hasta 3 usuarios, 50 documentos al mes y 1 rendición por persona.