En un equipo colombiano, pedir la rendición suena a manual traducido. Lo que la gente espera oír es la legalización. Esta nota recorre ese cierre sin convertirla en una clase de la DIAN. La página del país está en legalización y caja menor.
Qué soportes aparecen en la práctica
- Factura electrónica, con NIT del proveedor y CUFE.
- Documento equivalente, cuando el gasto no viene en factura.
- Cuenta de cobro, frecuente con personas que prestan un servicio sin estar obligadas a facturar electrónicamente.
- Documento soporte, para compras a quien no está obligado a expedir factura, cuando la empresa lo usa.
Cuál de esos papeles sirve para deducir no lo decide esta guía. Lo decide la norma y el contador. Lo que el equipo de gastos sí puede hacer es no mezclarlos: el tipo de documento queda escrito al cargar el gasto.
Caja menor y viaje, en colas distintas
La caja menor es un fondo. Legalizarla significa mostrar en qué se fue y reponerla hasta el monto acordado. El viaje del comercial es otra cola: si él pagó, la legalización habilita el reembolso. Juntar tintas de la oficina con el hotel de Medellín en el mismo informe es la forma más rápida de perder el saldo de la caja.
Qué alerta sale sola
Si el mismo NIT y el mismo número de documento ya están, el gasto queda marcado como duplicado. También si el mismo proveedor, el mismo monto y una fecha cercana se repiten. Si falta el tipo, el NIT o el número, la marca es Fiscal incompleto. El CUFE se pide en su campo para quien aprueba; la cuenta no lo verifica contra la DIAN.
Los topes de categoría, si la empresa es de Colombia, parten en pesos colombianos. Un almuerzo por encima del tope no se esconde: queda fuera de tope para que el aprobador decida con los ojos abiertos.