Adelanta
La persona paga el almuerzo, el taxi o el hotel con su dinero o con una tarjeta personal.
Producto Dinero del colaborador · Devolución · Comprobante
Reembolso de gastos
Reembolso es la palabra más estable de la región. Casi nadie dice otra cosa cuando la empresa le devuelve al colaborador lo que adelantó. El expediente que autoriza esa devolución sí cambia de nombre.
Respalda
Sube el comprobante del país, el monto y el motivo. La alerta de duplicado o de tope sale antes de la aprobación.
Aprueba
El informe pasa a quien aprueba. Sin ese visto bueno, tesorería no tiene un paquete claro para pagar.
Devuelve
El reembolso es el pago de vuelta. La cuenta ordena el expediente; el giro lo hace la empresa por su banco o, más adelante, por un riel de pagos.
Un reembolso de gastos devuelve dinero. Una rendición, una legalización o una comprobación explica el gasto. Hacen falta las dos cosas cuando el colaborador puso plata propia: primero se aprueba el expediente y después se paga.
Tres salidas de dinero que se parecen y no lo son
- Reembolso: la persona ya pagó. La empresa le devuelve.
- Caja menor o caja chica: la empresa ya había dejado un fondo. Se rinde para reponerlo, no para pagarle a alguien un adelanto personal.
- Anticipo: la empresa entrega dinero antes del gasto. En Chile se habla de fondos por rendir. En Perú, de entregas a rendir. Al volver, se liquida contra comprobantes. Si sobra, se devuelve. Si falta y la política lo permite, ahí puede aparecer un reembolso.
En Perú algunas áreas dicen reintegro en vez de reembolso. Es la misma devolución. En México el paquete se arma como comprobación de gastos o informe de viáticos, y el reembolso es el pago que sigue.
El mapa de nombres está en cómo se dice el gasto en cada país. Si el pago del reembolso o del proveedor cruza de país, el tramo de dinero se cuenta aparte en tarjetas y pagos.
Preguntas frecuentes
¿Todo gasto aprobado se reembolsa?
No. Solo se reembolsa lo que la persona pagó y la empresa aceptó. Un gasto de caja chica se repone al fondo, no al bolsillo de quien tenía la caja, salvo que la política diga otra cosa.
¿Un viático fijo también se rinde?
Depende de la política. Hay viáticos por monto diario, sin comprobante de cada café, y viáticos contra boleta o factura. Si tu empresa pide respaldo, el comprobante entra al informe igual que cualquier gasto.
¿Se dice reembolso en todos estos países?
Sí, es el término común. En Perú también aparece reintegro. El cambio fuerte de vocabulario está en el expediente y en la caja, no en la devolución.
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