En una misma semana, finanzas puede recibir la rendición de un viaje, el reembolso de un taxi y la reposición de la caja. Si las tres llegan en un solo correo llamado gastos, alguien va a pagar dos veces o a dejar la caja corta.
Rendición: el expediente
La rendición dice qué se gastó, con qué comprobante y por qué. En Colombia ese paquete se legaliza. En México se comprueba. En Ecuador y El Salvador se liquida. El contenido es el mismo: documentos más contexto más un aprobador. El recorrido del producto está en rendición de gastos.
Reembolso: la devolución
El reembolso existe solo si el dinero salió del colaborador. Aprobar el papel no mueve la plata por sí solo: tesorería paga después. En Perú oirás reintegro. La definición larga está en reembolso de gastos.
Caja menor: el fondo
La caja menor colombiana, o caja chica en los otros cinco países, ya es dinero de la empresa. Rendirse sirve para reponer el fondo, no para pagarle un adelanto a una persona. Si el manual dice caja menor en una sede chilena, cámbialo: allá es caja chica. Más detalle en caja menor y caja chica.
Un ejemplo para no mezclarlas
- El fondo de la oficina paga tintas y cafés de la semana. Eso es caja. Al cierre se rinde y se repone.
- La empresa le gira a una persona el estimado de un viaje antes de salir. Eso es anticipo: fondo por rendir o entrega a rendir. Al volver se liquida.
- La persona paga el hotel con su tarjeta porque el anticipo no alcanzó. Eso, si se aprueba, es reembolso.
Tres informes cortos le ganan a uno largo con las tres historias adentro. Quien aprueba entiende qué está autorizando: reponer, cerrar un anticipo o devolver plata.