Legalización del viaje
Hotel, almuerzo y traslado en un informe. Quien aprueba ve el soporte y el total antes de devolver la plata.
CO Control de gastos
Legalización de gastos y caja menor en Colombia
La cuenta donde el equipo legaliza el gasto, repone la caja menor y aprueba el reembolso con el soporte a la vista.
Qué cierra la cuenta en Colombia
Tres movimientos distintos. Si van en el mismo informe, la caja no cuadra y el reembolso se paga mal.
Caja menor
El fondo de lo menor se legaliza para reponerlo. En Colombia ese es el nombre. No se mezcla con el viaje.
Reembolso
Si el colaborador pagó de su bolsillo, se devuelve después de legalizar. La caja menor no es un reembolso personal.
Así se aprueba en la cuenta
Sube el soporte
Factura, cuenta de cobro o documento soporte, con NIT y CUFE cuando existan.
La cuenta avisa
Duplicado, tope en pesos o dato fiscal vacío, antes de reponer la caja o de reembolsar.
Arma la legalización
Caja menor en un informe. Viaje en otro. Así el fondo cuadra.
Alguien aprueba
Ve el mismo comprobante. Si no alcanza, lo devuelve con una nota. La transferencia la hace tesorería.
El comprobante de Colombia entra con su nombre.
La empresa pide NIT y CUFE. Los topes de categoría parten en pesos colombianos. PideTuFactura no consulta a DIAN: marca el duplicado y el dato fiscal vacío para que quien aprueba lo vea antes de reembolsar o de reponer la caja.
- Autoridad
- DIAN
- Identificación
- NIT
- Código del documento
- CUFE
- Moneda de los topes
- pesos colombianos
- Factura electrónica
- Documento equivalente
- Cuenta de cobro
- Documento soporte
PideTuFactura es el control del gasto para una empresa en Colombia. El colaborador carga el soporte. El aprobador decide si se legaliza. El administrador fija topes en pesos colombianos y qué documento se exige: factura electrónica, documento equivalente, cuenta de cobro o documento soporte.
Un almuerzo en Medellín no debería entrar dos veces. Si el número del documento y el NIT ya estaban, o el mismo proveedor repite monto en una fecha cercana, la cuenta lo marca. El CUFE queda junto al soporte para quien aprueba. La guía está en cómo legalizar un gasto en Colombia, y el fondo, en caja menor.
Antes de abrir la cuenta en Colombia
¿Para qué sirve en una empresa colombiana?
Para legalizar el gasto sin cazar soportes por el chat. El equipo sube el comprobante, la cuenta avisa duplicado o tope, y alguien aprueba antes de reponer la caja menor o de reembolsar.
¿Legalizar es lo mismo que reembolsar?
No. Legalizar deja el informe listo. Reembolsar devuelve la plata. La caja menor se legaliza para reponer el fondo, sin un reembolso a una persona.
¿Validan el CUFE con la DIAN?
No. Pedimos NIT, tipo de soporte y CUFE, y la foto. El duplicado se detecta con el número y el NIT, o con proveedor, monto y fecha cercana. No hay consulta a la DIAN.
Guías de Colombia
Cómo legalizar un gasto en Colombia
Legalizar no es reembolsar. Es dejar el soporte listo: factura, cuenta de cobro o documento soporte, con NIT y CUFE cuando existen.
Rendición, reembolso y caja menor no son lo mismo
Tres palabras que los equipos mezclan. Una documenta, otra devuelve dinero y la tercera repone un fondo fijo.
El mismo control en otro país
Abre la empresa de Colombia.
Al crearla eliges el país. El formulario pide NIT y CUFE, y los topes quedan en pesos colombianos.