Comprobar un gasto es dejar el CFDI, o el recibo que la política tolere, explicado y listo para quien aprueba. Rendición se entiende en empresas con sede regional, pero el término que no hay que traducir es comprobación. Más contexto en México.
Qué datos importan
El RFC dice quién cobró. El UUID es el folio fiscal del CFDI y no debería repetirse. En el formulario de una empresa mexicana ese UUID tiene su campo, junto al tipo: CFDI de ingreso, CFDI de egreso, nota de venta o recibo. La cuenta no timbra ni consulta al SAT. Avisa si el número y el RFC ya estaban, si el proveedor repite monto en fechas cercanas, o si falta tipo, RFC o número.
Viáticos, caja y reembolso
Los viáticos de un viaje se comprueban juntos: alimentos, hospedaje, traslado. La caja chica de la oficina va en otro informe, porque ese dinero se repone al fondo. El reembolso solo aparece cuando el colaborador usó su dinero. Un cargo de tarjeta de la empresa igual se comprueba: cambia el bolsillo, no la necesidad del CFDI.
Los topes iniciales de una empresa mexicana están en pesos. Superar el de alimentación no bloquea el guardado por arte de magia contable: deja el gasto fuera de tope para que la aprobación sea consciente.